Unsere ausführliche Checkliste hilft Ihnen, die Übersicht zu bewahren
Sie haben einen Heiratsantrag erhalten bzw. Einen gestellt? Herzlichen Glückwunsch! Vor Ihnen liegt ein spannender Weg. Die Planung einer Hochzeit wird meist aufwändiger als erwartet. Rechnen Sie grob mit 250-350 Stunden Zeitaufwand für Recherchen, Besichtigungen und Gespräche für die Organisation des perfekten Tages ein. Haben Sie die finanziellen Möglichkeiten, oder möchten die Planung einem Profi überlassen, so übernimmt ein Weddingplaner die meiste Arbeit für Sie.
Möchten Sie selber Ihre individuelle Hochzeit gestalten, geben wir Ihnen hiermit einen Einblick, auf was Sie achten sollten und zeigen Ihnen anhand eines Zeitplanes, wie Sie gut durchdacht die nächsten Monate gemeinsam Ihre persönliche Hochzeitplanung stressfreier organisieren.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Grobstruktur Ihrer Vorstellungen der Hochzeitsfeier:
1. Welcher finanzielle Rahmen steht Ihnen zur Verfügung? Das Budget bei kleineren Hochzeiten liegt meist unter 4.000 Euro, die durchschnittlichen Kosten einer Hochzeit liegen meistens zwischen 6.000 und 9.000 Euro. Der finanzielle Bedarf bei größeren Hochzeiten liegt in der Regel in einem Rahmen bis 20.000 Euro. (Tip: Planen Sie immer einen Sicherheitspuffer von mind. 10-15% ein). Erstellen Sie zu Beginn eine Kostenaufstellung, idealerweise per EXCEL. So behalten Sie nicht nur eine Übersicht Ihres Budgets, sondern können individuell die Liste modifizieren, Felder einfügen und Angebote, sowie deren Leistungen, schneller miteinander vergleichen.
2. Wie viele Gäste möchten Sie einladen? Bei bis zu 60 Gästen spricht man eher von einer kleineren Gesellschaft, bei 60 – 80 Gästen, was übrigens dem Durchschnitt entspricht, von einer mittleren und ab 80 Gästen von einer größeren Gesellschaft.
3. In welcher Jahreszeit soll geheiratet werden? Beachten Sie bitte bei der Planung Ferienzeiten und mögliche mediale Großereignisse (z.B. Fussball-EM/WM). Auch sollte eine grobe Wetterplanung mit berücksichtig werden. Während man von Mai, Juni, sowie Mitte August bis September eher von gemäßigten Temperaturen ausgehen kann, so sollten Sie für Juli-August auch mit heißeren Tagen rechnen. Insbesondere bei der Locationauswahl sollte dann beachtet werden, dass die Räume ggf. klimatisiert oder gut lüftbar sind.
4. Wie möchten Sie heiraten? Kirchlich oder eine freie Trauung? Sofern eine freie Trauung geplant ist: Soll diese im Innen,- oder Außenbereich stattfinden?
5. Erstellen Sie Ihre persönliche To-Do Liste mit allen relevanten Terminen. Auch hier empfiehlt es sich, eine Aufstellung in Excel anzufertigen, da Ihnen immer wieder neue Dinge einfallen bzw. Ideen auch wieder verworfen werden. Halten Sie Ihren Planer immer griffbereit und auf den neuesten Stand. Erstellen Sie einen Hochzeitsordner. Sie werden erstaunt sein, wie viele Unterlagen, Angebote, Verträge oder Bilder sich ansammeln. TIP: Mittlerweile gibt es gute Hochzeitsplaner-Apps für das Smartphone, welche Sie bei der Planung unterstützen.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihre persönliche To-Do / Checkliste und Zeitplan für Ihre Hochzeitsfeier
Beachten Sie, je größer eine Hochzeit ausfällt, umso mehr Vorlaufzeit sollten Sie einplanen. Legen Sie Wert auf Exklusivität und haben Ihre Traumlocation bereits gefunden, dann sollten Sie diese mindestens 12 Monate vorher reservieren/buchen und dann alles andere danach ausrichten. Möchten Sie Ihren Wunsch- Profi Fotograf/DJ/Band unbedingt engagieren, so sollten Sie dies ebenfalls mindestens 12 Monate vorher tun. Bedenken Sie, das gute bzw. Profi Fotografen/DJs/Bands sich über Jahre eine eigene Weiterempfehlungsplattform aufgebaut haben und die Nachfrage entsprechend größer, bzw. die Vorlaufzeit deutlich länger ist als bei Hobby- Fotografen/-DJs/-Bands.
9-18 Monate vor dem Hochzeitstag:
Grobstruktur der Hochzeitsplanung anfertigen
Grobe Gästeliste erstellen
Hochzeitstermin festlegen
Location besichtigen / reservieren / buchen
Trauzeugen bestimmen und informieren
Vorabgespräche mit Theologen, Band / DJ, Fotografen führen / reservieren / buchen
Behördliche Dinge vorher abklären (sofern andere / zusätzliche Dokumente erforderlich sind)
Urlaub einreichen (ggf. Sonderurlaub beantragen)
Hochzeitsmessen besuchen
7-9 Monate vor dem Hochzeitstag:
Gästeliste erstellen und den Gästen vorab eine Safe-The-Date Karte zuschicken.
Falls nötig, Hotelkontingente für sich und Ihre Gäste reservieren
Erste Sichtung von Brautkleid, Anzug, Eheringe
Grobplanung der Hochzeitsreise (Aktualität von Pässen überprüfen, neu beantragen, Impfempfehlungen überprüfen und ggf. auffrischen
Zwischen-Act in der Kirche/ bei der Zeremonie sichten und buchen
6 Monate vor dem Hochzeitstag:
Anmeldung zur Eheschließung beim Standesamt
Vorbereitung des Traugespräches mit dem Theologen. Ggf. Erstellung eigenes Ehegelübdes
Grobe Zeitplanung für den Hochzeitstag planen (Siehe auch Blogbeitrag)
Einladungen verschicken (Tip: Kontaktdaten der Trauzeugen hinterlegen)
Hochzeitsreise buchen
Professionelle Kinderbetreuung buchen / organisieren
4-5 Monate vor dem Hochzeitstag:
Probeessen bei dem Caterer vereinbaren und Menü/Buffet/ Getränkeauswahl festlegen
Abstimmung der Dekoration, Auswahl eines Floristen
Planung des Hochzeitstages im Detail entwerfen und mit Theologen, Fotografen, DJ /Band, Location, Caterer abstimmen
Auswahl Hochzeitstanz (ggf. Tanzkurs buchen/besuchen) siehe auch Blogbeitrag der moderne Hochzeitstanz
Falls noch nicht geschehen, Hochzeitsringe inkl. Ringkissen kaufen und gravieren lassen
Polterabend planen.
Shuttleservice für die Gäste zum Hotel organisieren und buchen
Hochzeitslimousine buchen
2-3 Monate vor dem Hochzeitstag:
Menü/Buffetkarten drucken lassen
Ablaufplan der Trauung mit dem Pfarrer/Theologen festlegen
Ablaufplan mit den Trauzeugen abstimmen (Tip: Teilen Sie ihre persönlichen No-Go´s mit)
Gastgeschenke kaufen
Hotelreservierungen für die Gäste überprüfen und ggf. ergänzen stornieren
Sitzordnung festlegen
Termin beim Frisör / Stylisten vereinbaren (für den Hochzeitstag)
Termin beim Konditor für die Hochzeitstorte vereinbaren und diese bestellen
Musikfragebogen/Musikliste an die Band/DJ weiterleiten
Getränke, Essen für den Polterabend bestellen
1 Monat vor der Hochzeit:
Polterabend feiern
Genaue Planung von Aktivitäten auf der Hochzeitsreise erstellen und buchen
Probeschminken, Probefrisur beim Stylisten vereinbaren
Letzte Anpassungen an dem Hochzeitskleid / Anzug vornehmen lassen
Gästebuch bestellen/erstellen
Hochzeits/Begrüßungsrede vorbereiten
Hochzeitsschuhe einlaufen (Dehnungsspray für die Schuhe kaufen)
1 Woche vor der Hochzeit:
Erneut Kontakt mit dem DJ/Band/Fotografen/Caterer aufnehmen, letzte Änderungen/Wünsche mitteilen, Zeiten noch einmal abstimmen.
Location / Caterer über die exakte Anzahl der Gäste informieren
Zuständigkeiten der Trauzeugen/Helfer überprüfen und klären
Gönnen Sie sich eine Auszeit mit Ihrem/Ihrer Partner/in. Sofern möglich, blocken Sie sich einen Abend für einen Saunabesuch, romantisches Essen oder gönnen Sie sich eine Massage
Prüfen, ob alle notwendigen Unterlagen/Papiere für die standesamtliche Trauung vorliegen
Notfallcase packen: Ersatzstrumpfhose, Deo(tücher), Pflaster, Aspirin, Ballerinas usw
Geld abheben für DJ, Trinkgelder, Taxi, Hotel
Tag der Hochzeit:
Haben Sie Spaß, genießen Sie die Zeit und lassen Sie sich nicht stressen. Auch wenn der Zeitplan nicht genau eingehalten wird, oder eine Hochzeitspräsentation für mehr Lacher sorgt, als Ihnen recht ist:
Nehmen Sie es gelassen. Es ist Ihr großer Tag.
2-3 Wochen nach der Hochzeit:
Hochzeitskleidung in die Wäscherei bringen
Auswahl der Hochzeitsfotos mit dem Fotografen besprechen
Bild für die Danksagungskarten auswählen, die Karten drucken lassen und versenden
Alle offenen Rechnungen bezahlen
Hochzeitsbuch / Video erstellen
Rechtliche/Vertragliche Dinge regeln:
Banken, Versicherungen, Arbeitgeber, Krankenkasse, Finanzamt, Energieversorger usw. über die Namensänderung informieren
Lohnsteuerkarte ändern lassen und dem Arbeitgeber Lohnsteuerklassenänderung mitteilen
Ausweise aktualisieren lassen (Personalausweis, Reisepass, Führerschein)